قالت منة قطب، مديرة تنظيم الفعاليات في فان زون الشركة المتحدة، إن أي فعالية تعمل عليها تمر بثلاث مراحل: قبل وأثناء وبعد. وأوضحت أن مرحلة ما قبل الفعالية تبدأ بالتفكير والبحث الشامل، يليه التنسيق بين الأقسام المختلفة ووضع سيناريوهات متعددة.
خطط بديلة لكل سيناريو محتمل
أضافت قطب، خلال لقاء مع الإعلامية والفنانة إسعاد يونس في برنامج صاحبة السعادة على قناة dmc، أن الفريق يضع خططًا بديلة لكل سيناريو محتمل، بحيث إذا حدث أمر ما، يتم تفعيل الخطة البديلة دون الحاجة للتفكير في حلول جديدة أثناء التنفيذ. وأكدت أن كل شيء مدروس مسبقًا بدقة، بما في ذلك الأغاني التي تُشغَّل في الفان زون والمحتوى المعروض على الشاشات، وفق خطط من فرق عمل متعددة.
تخطيط شامل لجميع المناطق
أوضحت قطب أن كل ما يحدث في منطقة الكواليس (Backstage)، ومنطقة الألعاب، ومنطقة الطعام (Food Court) يكون مخططًا له مسبقًا، بما في ذلك كيفية التنفيذ والإجراءات المتبعة عند حدوث مشكلة معينة. وبعد انتهاء الفعالية، تأتي مرحلة ما بعد التشغيل، مثل الصيانة وإدارة التشغيل المستمر.
تقييم يومي لتحسين الأداء
تابعت قطب: «لدينا فريق كبير، ويوجد ممثل منّا داخل كل قسم، كما نعقد اجتماعًا قبل كل يوم عمل لمناقشة سير اليوم: كيف سيمضي؟ وبعد انتهاء اليوم، نجتمع مرة أخرى لتقييم ما حدث: ما الجيد؟ وما الذي يمكن تحسينه؟ وهذا يتم يوميًا مع كل العمليات داخل الـ Fan Zone».
