حدد قانون الأحوال المدنية عدداً من الضوابط والإجراءات الخاصة بتصحيح أو تغيير القيود المسجلة في الوثائق الرسمية، سواء المتعلقة بالأسماء أو البيانات الشخصية أو غيرها.
تشكيل اللجنة المختصة
ووفقاً للمادة (46) من القانون، تشكل في دائرة كل محافظة لجنة برئاسة المحامي العام للنيابة الكلية بالمحافظة أو من ينيبه، وعضوية كل من مدير إدارة الأحوال المدنية بالمحافظة أو من ينيبه، ومدير مديرية الشئون الصحية بالمحافظة أو من ينيبه.
وتختص هذه اللجنة بالفصل في طلبات تغيير أو تصحيح قيود الأحوال المدنية المدونة في سجلات المواليد والوفيات، وقيد الأسرة، وطلبات قيد ساقطي قيد الميلاد والوفاة للوقائع التي لم يبلغ عنها خلال المدة المحددة بالقانون ومضى عليها أكثر من عام من تاريخ واقعة الميلاد أو الوفاة.
الإجراءات والرسوم
وتحدد اللائحة التنفيذية الإجراءات الخاصة بتقديم الطلبات وكيفية القيد والجهات الواجب إخطارها بالقرار الصادر فيها، ويحدد وزير الداخلية بقرار منه رسوم إصدار بما لا يجاوز عشرين جنيهاً.
التبليغ عن الوفيات
وبحسب المادة (35) من القانون، يجب التبليغ عن الوفيات إلى مكتب الصحة في الجهة التي حدثت فيها الوفاة أو إلى الجهات الصحية التي يحددها وزير الصحة بقرار منه في الجهات التي ليس بها مكاتب صحة، أو إلى العمدة أو الشيخ في غيرها من الجهات، وذلك خلال 24 ساعة من تاريخ الوفاة أو ثبوتها. ويكون التبليغ من المكلفين به على نسختين من النماذج المعدة لذلك، ومشتملاً على البيانات والمستندات التي تحددها اللائحة التنفيذية والتي تؤكد صحة الواقعة.
التبليغ عن المواليد
وبحسب المادة (19) من القانون، يجب التبليغ عن وقائع الميلاد خلال خمسة عشر يوماً من تاريخ حدوث الواقعة، ويكون التبليغ من المكلفين به على نسختين من النموذج المعد لذلك، ومشتملاً على البيانات والمستندات التي تحددها اللائحة التنفيذية والتي تؤكد صحة الواقعة.
تسجيل وقائع الأحوال المدنية في الخارج
وحسب المادة (9) من القانون، كل تسجيل لواقعة أحوال مدنية حدثت في دولة أجنبية لأحد مواطني جمهورية مصر العربية يعتبر صحيحاً إذا تم وفقاً لأحكام قوانين تلك الدولة بشرط ألا يتعارض مع قوانين جمهورية مصر العربية. ووفق المادة (10) تمسك قنصليات جمهورية مصر العربية سجلات لقيد التبليغات عن وقائع الأحوال المدنية وطلبات الحصول على البطاقات وصور قيود الوقائع من قسم سجل مدني المواطنين بالخارج. وتنظم اللائحة التنفيذية الإجراءات التي تتبع في هذه الأحوال.
السجلات والبيانات السرية
وفي المادة (11) من القانون، تحدد اللائحة التنفيذية نماذج السجلات وطلبات الحصول على خدمات الأحوال المدنية وغيرها من الوثائق والشهادات والمحررات اليدوية والآلية التي يتطلبها تنفيذ أحكام هذا القانون. ولمديري إدارات الأحوال المدنية ومساعديهم من الضباط ورؤساء الأقسام ومعاونيهم من العاملين المدنيين كل في دائرة اختصاصه الاطلاع على الدفاتر والسجلات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القانون لدى الجهات التي توجد بها.
ووفق المادة (12) من القانون، تعتبر السجلات التي تمسكها المصلحة وفروعها بما تشتمل عليه من بيانات والصور الرسمية المستخرجة منها حجة بصحتها ما لم يثبت عكسها أو بطلانها أو تزويرها بحكم قضائي. ويجب على جميع الجهات الحكومية وغير الحكومية الاعتداد في مسائل الأحوال المدنية بالبيانات المقيدة في هذه السجلات والصور الرسمية المستخرجة منها. وعلى مدير مصلحة الأحوال المدنية أو من ينيبه إصدار قرار بإلغاء القيود التي تمت بالمخالفة لأحكام هذا القانون ولائحته التنفيذية وكل ما ترتب عليها.
وطبقاً للمادة (13) من القانون، تعتبر البيانات والمعلومات المتعلقة بالأحوال المدنية للمواطنين والتي تشتمل عليها السجلات أو الدفاتر أو الحاسبات الآلية أو وسائط التخزين الملحقة سرية، ولا يجوز الاطلاع عليها أو الحصول على بياناتها إلا في الأحوال التي نص عليها القانون ووفقاً لأحكامه. وتعتبر البيانات أو المعلومات أو الإحصائيات المجمعة التي تشتمل عليها السجلات أو الدفاتر أو الحاسبات الآلية أو وسائط التخزين سراً قومياً، ولا يجوز الاطلاع عليها أو نشرها إلا لمصلحة قومية أو علمية وبإذن كتابي من مدير مصلحة الأحوال المدنية أو من ينيبه وفقاً للأوضاع والشروط التي يحددها القانون واللائحة التنفيذية. ولا يجوز نقل السجلات المنصوص عليها في هذا القانون ولائحته التنفيذية في غير أغراض العمل الرسمية، وتحدد اللائحة التنفيذية ضوابط وقواعد نقل السجلات لأغراض العمل الرسمية.
وإذا أصدرت إحدى جهات القضاء أو النيابة العامة قراراً بالاطلاع على السجلات المشار إليها أو بفحصها وجب أن ينتقل القاضي المنتدب أو المحقق للاطلاع والفحص في الجهة المحفوظة بها السجلات أو أن يطلب صورة قيد الواقعة أو البيانات المسجلة أو صورة طبق الأصل من المستند المدخلة بياناته بالسجلات إلا إذا كان هذا المستند محلاً لتحقيق في تزوير.
